デジタル調達とは？購買調達DXでビジネスを効率化する方法

製造業では、DX（デジタルトランスフォーメーション）の流れが加速しており、調達業務もその影響を大きく受けています。デジタル調達は、これまでの調達プロセスを抜本的に見直し、業務の効率化と競争力強化を実現する手法として注目されています。

しかし、「デジタル調達とは具体的に何なのか」「どのようなメリットがあるのか」「導入を始めるにはどうすればいいのか」といった疑問の声が多いのも事実です。そこで本記事では、ふっ素樹脂の老舗メーカーであり、デジタル調達システムを展開するバルカーの専門社員が、デジタル調達の基本から導入のポイントまでをわかりやすく解説します。

調達業務の基本

調達業務は、企業が事業を行う上で不可欠な資材やサービスを確保するプロセスです。この記事では、調達業務の役割、重要性、そして伝統的なプロセスが抱える課題について見ていきます。

調達業務の役割と重要性

調達とは、企業が必要とする資材やサービスを適切に入手することを指しますが、単に物を手に入れるだけではありません。製造業における調達業務では、経営戦略や商品企画に基づき、適切な原材料を選定し、どのように仕入れるかを検討することが重要です。

大半のメーカーは「よい製品を、より安く、より確実に」提供することを目標にしているため、品質（Quality）、コスト（Cost）、納期（Delivery）の観点、いわゆるQCDが不可欠となります。また、自然災害や政情不安による供給リスクにも備える必要があります。

さらに、発注後には納品された原材料が仕様通りかどうかを確認し、最終的には支払いまで完了させることも調達業務に含まれます。

調達と購買の違い

調達と購買は混同されがちですが、これらは異なるプロセスです。購買は、調達の一部であり、「実際に購入する行為」を指します。

例えば、私たちバルカーが製造する高機能樹脂製品は、設計図に基づいて発注されるため、お客様にとっての「調達」となります。一方で、規格化された（型番の決まった）ネジを購入する場合は「購買」に該当します。

伝統的な調達プロセスの課題

従来の調達プロセスは、時代や環境の変化により多くの課題を抱えています。

上流のS2C（Source-to-Contract：ソーシングから契約まで）の段階では、古くからのサプライヤーとの関係が、柔軟な対応を難しくする場合があります。自然災害や政情不安のリスクが高まる一方で、事業スピードの向上やコスト削減が求められる現在、従来のサプライヤー網だけでは立ちいかなくなる可能性があります。しかし、短期間で新たなサプライヤーを探すのは困難です。

また下流のP2P（Purchase-to-Pay：購買から支払いまで）の段階でも、取引網が狭い場合や、一部のベテラン従業員に業務が集中している場合、コストが適正かどうかが把握できないことがあります。事業を持続・発展させるためには、取引網の拡大としてこのような閉鎖的な状況を打破し、調達業務の改善を図るためにデジタル調達の導入が求められています。

デジタル調達の概要と業務効率化を実現する役割

デジタル調達とは、デジタル技術を活用して調達業務を行うことです。これまで自社の限られたネットワークからサプライヤーを選び、電話やメールで個々に交渉・注文していた従来の手法に比べ、デジタル調達では情報の網が格段に広がり、業務の効率化や正確性、迅速性、透明性が飛躍的に向上します。

特に、図面をもとにしたオーダー部品の調達では、ベテラン従業員の方に依存するケースが多くあるのではないかと思います。図面に対応できるサプライヤーの選定から見積りの依頼と問合せへの対応、価格の妥当性検証やQCD含めた選定に至るまでのプロセスは、ベテラン社員の知識やノウハウに頼る部分が多く、「属人化」が進んでいました。

ベテラン社員が引退し、また人手不足という課題に直面している現代の企業では、こうした属人化された知識や経験を「ナレッジ」として共有し、組織全体で活用することが求められています。デジタル調達は、このナレッジ共有を進め、効率的な調達業務を実現する有効な手段とされています。

デジタル調達導入によって得られるメリット

デジタル調達の導入により、ビジネスのさまざまな局面でDX（デジタルトランスフォーメーション）が進化しています。調達業務においても、以下のようなメリットが期待されます。

コスト削減と効率化

これまで手作業で行われていた多くのタスクが自動化されることで、業務のスピードアップや人件費や通信費、ミスのカバーリングによるコストの削減を実現できます。そのぶん利益率も上がるため、新製品の開発や既製品の付加価値向上、ブランド力のアップといった企業活動に力を入れることもできます。

従来は手作業で行われていた多くの業務が、デジタル技術により自動化されます。これにより、業務のスピードが向上し、人件費や通信費の削減、さらにはヒューマンエラーの防止によるコスト削減が可能になります。

コスト削減によって利益率が向上するため、企業は新製品の開発や既存製品の付加価値向上、ブランド強化などにリソースを充てることができ、競争力を高めることが期待されます。

的確なサプライヤーの選定とリスク管理

各サプライヤーの対応できる加工範囲や得手不得手を定量データとすることで、ベテラン社員が頭の中で行っていたサプライヤー選定を代替して行えるようになります。

さらに、リアルタイムでのデータ収集や分析により、地政学的リスクやサプライヤーの供給状況を迅速に把握し、リスク管理を強化することが可能です。これにより、早期にリスクに対応し、効果的な対策を講じた上で意思決定ができるようになります。

環境対応やCSR調達

デジタル調達により、調達プロセスの透明性が大幅に向上します。この透明性の向上は、環境保護やCSR（企業の社会的責任）を重視した調達活動においても重要です。サプライチェーン全体を可視化することで、環境への負荷が高い取引や、CSR違反に繋がる取引を早期に発見し、是正することが可能になります。

さらに、企業は調達におけるエコロジカルな取り組みを明確にすることで、社会的責任を果たす姿勢をアピールでき、ブランド価値や顧客信頼を高めることが期待されます。

購買調達DXの進め方と留意点

購買調達DXを成功させるためには、リーダーの育成からシステムの導入、実施計画の策定まで、段階的に進めることが重要です。以下にその具体的な進め方と注意点を解説します。

1. DX推進リーダーの起用と人材育成

デジタル調達は、業務の「属人化」を解消し、より効率的なプロセスを実現しますが、これを成功させるには、デジタル技術に精通し、DXをリードするスタッフの存在が不可欠です。必ずしもスペシャリストである必要はありませんが、外部人材の確保や社内でのリーダーシップ育成を進め、必要に応じてコア業務以外はアウトソーシングを活用することも検討しましょう。

2. 購買業務の課題を洗い出す

まず、自社の購買業務の現状を把握し、抱えている課題を具体的にリストアップします。以下のような問題を例に挙げることができます。

このように、潜在的な問題を可視化することで、改善のための具体的なアクションを検討しやすくなります。

3. 改善目標とKPIの設定

課題が明らかになったら、それに対する具体的な改善目標を設定します。目標設定に際しては、数値目標やKPI（重要業績評価指標）を盛り込むことで、進捗状況を管理しやすくなります。例えば次のような目標が考えられます。

これらの目標は、具体的な数値を伴うことで実現可能性が高まり、進捗の確認もしやすくなります。

4. システムの導入と選定ポイント

次に、設定した目標やKPIに基づき、適切な調達システムを導入します。システム選定時には以下のポイントに注意しましょう。

これらの要素を考慮し、最適なシステムを選択することが成功の鍵となります。

5. 実施計画とスモールスタート

システム導入後は、予算やスケジュール、担当者の選定を含めた実施計画を立案します。特に、初期段階ではリーダーや担当者を中心にスモールスタートで進め、段階的に規模を拡大することが推奨されます。

6. 定期的な評価と継続的な改善

DXは一度導入して終わりではなく、継続的に改善が必要です。導入後も定期的に評価を行い、システムの運用状況やKPIの達成度合いを確認し、必要な修正を加えながら最適化を図りましょう。

デジタル調達の成功事例：3社の導入事例から学ぶ

多くの企業がデジタル調達の導入を進めており、その結果、業務効率やコスト削減、リスク管理の向上に成功しています。ここでは、代表的な3社の導入事例を紹介し、それぞれの成功ポイントを見ていきましょう。

1. 機械製造業A社：サプライヤーとの連携強化による業務効率化

A社では、従来専用回線を用いた注文書データの送付のみを行っていましたが、これではサプライヤーとのコミュニケーションが一方通行となり、問い合わせや確認の対応に多大な手間と時間がかかっていました。

デジタル調達システムの導入により、サプライヤーとの双方向の業務データの共有が可能となり、納期確認や発注内容の変更が画面上で迅速に行えるようになりました。その結果、発注ミスの削減とともに、業務効率が大幅に向上し、サプライヤーとの連携も強化されました。

2. 運輸・物流業B社：書類作成の自動化で業務処理速度が飛躍的に向上

B社は、契約書や見積書の作成、サプライヤーとのやりとりを紙やファクシミリで行っていましたが、業務拡大に伴い、処理速度の遅さが大きな課題となっていました。

販売管理システムを導入したことで、書類の作成や送付が自動化され、これまでかかっていた手間や時間が大幅に削減されました。さらに、入力チェック機能やアラート機能の活用により、発注ミスもほぼゼロとなり、業務の精度とスピードが飛躍的に向上しました。

3. 医療業C社：購買業務の統一化と自動化で工数削減と内部統制を強化

C社はグループ内に複数の工場を抱えていましたが、各工場の購買方法やシステムがバラバラで、購買基準や価格が統一されていませんでした。

3工場をカバーする共通の購買管理システムを導入したことで、購買プロセスの統一が実現し、すべてのプロセスが可視化されました。これにより、内部統制が強化され、購買実績の一元管理と分析も可能になりました。また、作業の自動化により大幅な工数削減と効率化を達成し、業務全体の生産性が向上しました。

今後のデジタル調達の展望と企業への影響

デジタル調達は、デジタル技術の進化に伴い、今後も急速に発展していくと予想されます。特に、AIやIoTなどの先進技術が調達業務を劇的に変革する可能性が高いです。ここでは、技術進化がもたらす影響と、企業が取り組むべきポイントを解説します。

AI技術による予測分析と自動化の進展

AIは、過去のデータを基に高度な予測分析を行い、サプライチェーンにおけるリスクを事前に察知して対応することが可能です。地政学的リスクや市場の変動など、予測が難しい要因にも迅速に対応できるようになり、調達業務の自動化がさらに進むでしょう。

これにより、企業は人的リソースの削減や意思決定のスピードアップを図ることができるようになります。

IoT技術によるリアルタイムなデータ管理と最適化

IoT技術の発展により、調達業務のデータをリアルタイムで収集し、在庫管理やサプライチェーン全体の監視を一層強化することが可能になります。IoTを活用することで、在庫状況を自動的に最適化し、必要なアイテムを自動的に発注する仕組みを整えることも夢ではありません。

たとえば、リアルタイムでサプライチェーンのボトルネックを特定し、迅速な対応を取ることで、無駄な在庫の削減や納期遅延を防ぐことが期待されます。

技術進化に対応するための企業戦略

デジタル調達の導入は、もはや選択肢ではなく競争力を維持するための必須条件です。新技術を取り入れないままであっても、一定の技術力があれば当面は生き残れるかもしれません。

しかし、将来的には市場競争において劣勢に立たされることは避けられません。AIやIoTを活用した調達の自動化やリスク管理が進む中、導入の遅れが競争力低下に直結するリスクを企業は理解すべきです。

まずは小さなステップからでも、デジタル調達の導入を進めることが重要です。新技術の進展に振り落とされないよう、企業は自らの調達業務のデジタル化を早期に進め、市場での競争力を維持していくことが求められています。

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